Prečo by ste mali prestať používať Excel?

Vždy, keď ma používateľ požiada o pomoc vetou, ktorá začína slovami "Mám zdieľaný hárok Excelu, ktorý..." alebo "Mám Excel s makrom, ktoré...", osobne mi ako prvé napadne: "Nepoužívate správny nástroj." Potrebujete niečo, o čom možno ani neviete, že to potrebujete (pravdepodobne databázu alebo softvér), ktorý by mal pokryť túto funkciu. A ako viete, či potrebujete iný nástroj?

Čo by spoločnosť nemala robiť s programom Excel

- Výpočty (konštrukcie, inštalácie, infraštruktúry...) vykonajte v programe Excel.

- Tvorba cenových ponúk, správa objednávok, spúšťanie dodacích listov pomocou programu Excel.

- Vytvárajte, zdieľajte a ukladajte správy a hlásenia v programe Excel.

- Správa projektov pomocou aplikácie Excel, Kanban v aplikácii Excel, Gantt v aplikácii Excel.

- Sledovanie zamestnancov, absencií, hodín a dovoleniek v programe Excel.

- Ukladá informácie o zákazníkoch a dodávateľoch v programe Excel.

- Založte svoje účtovníctvo a strategické plánovanie na programe Excel.

Ale to nie je všetko, tu je 6 dôvodov, prečo by ste mali prestať používať Excel a hľadať nástroj, ktorý lepšie vyhovuje vašim potrebám.

1. Excel je jednoduchá tabuľka. Nič vám nezabráni omylom zadať nesprávnu bunku alebo presunúť či skopírovať údaje a stratiť ich.

2. Rýchlosť tabuľky Excel sa nedá porovnať s použitím vývojového nástroja. Operácie, ako napríklad vyhľadávanie v niekoľkých tisícoch riadkov, ktoré sú v programe Excel neúnosné, sa v softvéri vykonávajú bez námahy. Keď vytvoríte dotaz v programe Excel, trvá to v priemere 3 minúty, zatiaľ čo v inom softvéri môžete rovnaký dotaz vytvoriť za 0,3 sekundy.

3. Hárky programu Excel môžu byť veľmi veľké a môžu zhromažďovať obrovské množstvo údajov. Ale aj tak je to nič v porovnaní s tým, čo možno uložiť do vytvorenej databázy. Okrem toho, aj keď môžete v programe Excel uložiť veľké množstvo údajov, nemôžete s nimi správne pracovať, vyhľadávanie je pomalé a ľahko sa v ňom môžete pomýliť a získať nesprávne výsledky.

4. V hárku programu Excel nemôžete vykonávať žiadne automatické akcie ani prijímať interné upozornenia. Systém je pasívny, neinformuje vás ani nevykonáva žiadne akcie, môžete len zadávať a vypĺňať údaje alebo sa na ne pýtať. Naproti tomu pri vývoji softvéru možno uvažovať o ľubovoľnom počte pracovných postupov bez ohľadu na ich zložitosť (to nie je možné v tabuľkovom procesore).

5. Hárok programu Excel nie je nič iné ako tabuľka. Bez ohľadu na to, ako veľmi ho vyfarbíte alebo zmeníte jeho vlastnosti, nikdy sa nemôže rovnať rozhraniu, ktoré môžete získať pomocou aplikácie alebo webu.

6. Pri vývoji softvéru definujete, ktorí používatelia alebo skupiny používateľov majú prístup k akým informáciám a aké činnosti môže každý z nich vykonávať.

Toto zabezpečenie nie je možné v hárku programu Excel. Hárok programu Excel je ťažký súper. Po prvé preto, že jeho používanie je v používateľovi zakorenené. Majú pocit, že si ho môžu prispôsobiť a nakonfigurovať podľa svojich potrieb. Je jednoduchá, známa, pohodlne sa používa. Problém nie je v hárku Excelu, ktorý je inak naozaj skvelým a výkonným programom (no tak, konečne som to uznal, v hĺbke duše ho tiež milujem).

Problémom je používanie a zneužívanie hárkov programu Excel. Ako by povedala moja mama, keď máte len jeden prút, zrazu sa vám všetko zdá ako háčik. Tabuľky sú skrátka programy, ktoré nám umožňujú rýchlo zostaviť "malé pomôcky". Vždy, keď niekto používa hárok Excelu, je to preto, že mu program (alebo vývojár) neposkytol to, čo potrebuje. Tabuľka Excelu je zdroj, na ktorý sa obraciate, keď nemáte "nič lepšie".

Preto v rámci neustáleho zlepšovania bude excelovský hárok vždy jedným zo slabých článkov a nevyhnutne sa bude eliminovať.

Okrem rýchlych výpočtov alebo vytvorenia niekoľkých grafov by sme nemali potrebovať používať hárky programu Excel. Môže byť užitočná aj ako náčrt alebo prvé riešenie toho, čo sa neskôr stane konkrétnym vývojom, ale tabuľka by sa nikdy nemala považovať za trvalé riešenie. Oveľa menej ako optimálne alebo žiaduce riešenie. Samozrejme, v žiadnom prípade by ste nemali základné procesy svojho podnikového systému zakladať na tabuľkách Excelu.